Für einen besseren Workflow in der Praxis.

Sorgen Sie für einen reibungslosen Arbeitsalltag.

Die Organisation in der Zahnarztpraxis ist ein Thema für sich.
Lange Wartezeiten der Patienten und viele Überstunden sind leider in vielen Praxen oft an der Tagesordnung. Um für einen leichten, für alle Beteiligten angenehmen und effektiven Arbeitsalltag zu sorgen, geht kein Weg an einer professionell geplanten und zielführenden Praxisorganisation vorbei. In Zahnarztpraxen gilt es, täglich eine Vielzahl von Aufgaben fast gleichzeitig zu bewältigen. Hinzu kommen organisatorische Tätigkeiten, etwa die Terminplanung, oder auch die typischen ungeplanten Zwischenfälle. So entsteht schnell ein gewisses Chaos, das sich manchmal sogar von einem zum nächsten Tag aufschiebt. Folgende Tipps und Tricks können helfen das Chaos vorzubeugen.  

Klingt kompliziert, macht aber alles einfacher: Aufgabenverteilung, Koordination, Qualitätsmanagement.

Die Aufgabenverteilung

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Aspekt einer Zahnarztpraxis. Denn jeder im Team spielt eine wesentliche Rolle in der Organisation. Verschiedene Fachrichtungen und Weiterbildungen machen Teammitglieder einzigartig. Egal ob ZMA, ZMP, ZMV oder die Auszubildenen, sie alle verfügen über Stärken und Potenziale, welche gezielt integriert sowie ausgebaut werden können. Desto mehr Aufgaben die Behandler an das Team weitergeben, desto besser kann sich auf die Behandlung der Patienten konzentrieren werden. Sicherlich macht es wenig Sinn, Aufgaben wahllos zu verteilen und das Team komplett zu überfordern. Dies führt zum Gegenteil und es entsteht noch mehr Chaos. Wer hingegen richtig delegiert, kann einen großen Fortschritt im Team erreichen sowie Zeit und gleichermaßen Kosten sparen. Ist jemand penibel genau? Dann könnte es eine neue Verantwortliche für den Aufbereitungssraum geben.

Es sollte langsam begonnen werden, um zu sehen, wie die einzelnen Teammitglieder mit den neuen Aufgaben zurechtkommen. Denn auch wenn viel zu viel Neues auf einmal bewältigt werden soll, ist man schnell überfordert und es hat gegenteilige Auswirkungen. Aufgaben, welche je nach Fachwissen der Teammitglieder verteilt werden können, sind unter anderem die Herstellung von Provisorien, das Herstellen und Ausgießen von Abdrücken oder auch Prophylaxe-Anwendungen, etwa eine PZR, Versiegelungen oder Air Flow-Behandlungen. Auch Auszubildende, die noch nicht viel Erfahrung im Praxisalltag haben, können kleine Nebentätigkeiten und Verantwortungsgebiete erhalten.

Das Qualitätsmanagement

Patientenorientiert, prozessorientiert und mitarbeiterorientiert ausgerichtet spielt Qualitätsmanagement in Zahnarztpraxen eine wesentliche Rolle. Die QM-Richtlinien zur Qualitätssicherung leisten einen enormen Beitrag für eine funktionierende Praxisorganisation und bieten Ihrem Team viele Vorteile. Um Prozesse zu optimieren, müssen sie zunächst detailliert abgebildet werden. Ein QM-Handbuch erleichtert Ihnen den Überblick und sorgt für Struktur und Transparenz innerhalb der vielen unterschiedlichen Prozesse. Enthalten sein sollen essenzielle Dokumente, exakte Arbeitsanweisungen der einzelnen Tätigkeiten, individuelle Checklisten der Praxisabläufe und klar definierte Zuständigkeitsbereiche des Personals. Werden alle Abläufe QM-orientiert ausgeführt, besteht absolute Transparenz, die Qualität der einzelnen Prozesse wird gesteigert und die Zufriedenheit des Teams erhöht sich. Diese positiven Auswirkungen und die gute Atmosphäre der gesamten Praxis macht sich selbstverständlich auch bei den Patienten bemerkbar.

Viele Praxen stecken beim Qualitätsmanagement noch immer im Umbruch. Ralf Danger ist unser Anwendungs- und Systemspezialist und hilft Ihnen gerne mit seinem riesigen Erfahrungsschatz, insbesondere im Bereich des Instrumentenmanagements, bei der Optimierung des Hygienemanagements.

Koordinierte Praxisabläufe und gute Personalplanung

Transparenz in den täglichen Arbeitsabläufen ist das A und O in Praxen und hilft, den Zeitverlust zu minimieren und zu optimieren. Etliche Tätigkeiten werden in Praxen nur ausgeführt, weil sie vor Jahren so eingeführt und der Einfachheit wegen nie geändert wurden. Auf eine einzelne Tätigkeit betrachtet, sind dies nur wenige Minuten Zeitverlust. Betrachtet auf alle Angestellten der Praxis und fünf Arbeitstage die Woche, entsteht ein enormer Zeitverlust. Fragen, wie die folgenden, können beim Ausfindigmachen der Zeitfresser helfen: 

• Liegen alle Dokumente und Instrumente am richtigen Ort und sind schnell zu erreichen?

• Sind in den Behandlungszimmern alle benötigten Instrumente in greifbarer Nähe? Oder muss während der Behandlung das Zimmer verlassen werden?

• Sind die Bohrer gut sortiert, so dass auch unerfahrene Teammitglieder die Behandlungen gut vorbereiten können?

Schlimmer als lästiges Suchen vor den Patienten ist das gesuchte Produkt nicht vorrätig zu haben. Nicht selten ist es während der Sprechzeiten hektisch und stressig. Im Zuge dessen wird schnell vergessen, das ein oder andere Produkt rechtzeitig zu bestellen.
Aber auch hier gibt es Lösungen von Komet, wie zum Beispiel unseren 24/7 Onlineshop oder Dentything, das weltweit erste vollautomatisierte dentale Warenwirtschaftssystem. Im Mittelpunkt des Systems steht Denty, der erste selbstständig bestellende Instrumenten- und Werkzeugschrank der dentalen Welt. Der im eigenen Hause konzipierte und gebaute Denty nimmt dem Praxis-  oder Laborteam die Nachbestellung ab und sorgt so, neben vielen anderen Vorteilen, für wertvolle Zeit- und Kostenersparnis.

Darüber hinaus sind jederzeit Ansprechpartner vor Ort verfügbar. Ihr persönlicher Fachberater und Innendienst sorgen für schnelle und reibungslose Problemlösungen in der Praxis.