Digitalisierung: Aber bitte konsequent.
Bei Kauf oder Neugründung einer Praxis sollte der Umfang der Digitalisierung neu überdacht werden. Bleibt es bei der inzwischen gängigen Praxissoftware oder weite ich die Vernetzung und Automatisierung in der Praxis vielleicht sogar derart aus, dass praktische Innovationen wie ein sich selbst bevorratender Instrumentenschrank darin Platz finden? Prof. Bischoff, Prof. Bischoff & Partner AG Steuerberatungsgesellschaft für Zahnärzte, rät bei solchen großen Stationen des Berufslebens, konsequent den digitalen Weg zu gehen.
Herr Prof. Bischoff, Ihre Steuerkanzlei berät über 1.000 Zahnarztpraxen in Deutschland. Wie wichtig ist dabei das Thema Digitalisierung?
Prof. Bischoff: Leider hat die Praxisdigitalisierung immer noch nicht den Stellenwert, den sie haben sollte. Das betrifft weniger die Praxissoftware. Damit ist heute wirklich jede Praxis ausgestattet. Auch die Möglichkeiten, die die Software bietet, werden immer umfänglicher ausgeschöpft. Mit Karteikarten arbeiten nur noch ganz wenige. Trauriger sieht es aber im kaufmännischen Bereich aus. Da gibt es noch viel Papier. In zehn Jahren wird man über das heute noch gängige Szenario lächeln: Da werden Rechnungen/Belege von Lieferanten aus dem Computer ausgedruckt und postalisch an die Praxen verschickt. Dann wird aus jeder Rechnung die die Bankverbindungen des Lieferanten entnommen und zur Überweisung manuell eingegeben. Danach gehen die Papierbelege zur Verbuchung an den Steuerberater. Als fortschrittlich gilt schon, wenn die Rechnungen und Belege nicht mehr in Papier an den Steuerberater weitergeleitet werden, sondern vorher eingescannt und die Papierbelege über eine OCR-Erkennung wieder digitalisiert werden. Das ist doch Wahnsinn! Wir befinden uns momentan noch vielerorts in Praxismodellen, wo die Arbeitsbereiche der manuellen Papierwelt mit vorsichtigen Versuchen der Digitalisierung parallel laufen.
Und das empfinden Sie als unpraktisches Zwischenstadium?
Prof. Bischoff: Ja genau. Man könnte das mit einem Hybrid-Auto vergleichen, das gleichzeitig mit Verbrennungs- und Elektromotor fährt. Auch eine schwergewichtige Interimslösung! Um wieder für den Zahnarzt zu sprechen: Der volle Nutzen der Digitalisierung kommt in einer Praxis eigentlich erst zum Tragen, wenn sie auch in konkreten Arbeitsbereichen möglichst komplett umgesetzt wird. Die unglückliche Kombination aus Papier und Digitalem bedeutet meist Mehrarbeit und keinen nachhaltigen Umgang mit unseren Ressourcen. Hier müssen konsequent neue, papierlose Wege eingeschlagen werden.
Ich rate, alle digitalen Optionen auszuschöpfen. Viele Praxen verbinden die administrative Digitalisierung ausschließlich mit Buchhaltung. Doch das ist viel zu kurz gedacht. Ganze Funktionsbereiche oder kaufmännischen Abläufe können inzwischen digitalisiert werden. Bestenfalls zieht die Digitalisierung also viel weitere Kreise durch das Praxismanagement als gedacht. Es gibt Praxismodelle, wo sich die Digitalisierung über alle Arbeitsbereiche erstreckt, z.B. die digitale Anmeldung und Anamnese, mit dem iPad visualisierte Beratungsgespräche, Kostenvoranschläge per E-Mail, 3D-Diagnostik, digitale Abformung, Cerec, Online-Austausch mit dem Zahntechniklabor uvm. Ja, es gibt inzwischen sogar einen Instrumentenschrank von Komet Dental, der sich selbstständig bevorratet – ein kleiner Baustein im digitalisierten Worklow der Praxis. Es ersetzt manuelle Überwachung von Mindestbeständen und Bestellvorgänge. Das ist eine feine Option für einen automatisierten Ablauf, über den man sich schon mal keine Gedanken mehr machen muss.
DENTYTHING ist eine Kombination aus Ordnungssystem und digitaler Warenwirtschaft. Worin finden Sie darin den größten wirtschaftlichen Nutzen?
Prof. Bischoff: Ich sehe hier in erster Linie einen Benefit für die sehr wertvolle Ressource Mitarbeiter/in. In vielen Praxen herrscht ein Personalproblem: Es ist schwer, gute Mitarbeiter/innen zu finden, einzuarbeiten, diese zu halten, bei Schwangerschaften zu ersetzen uvm. Alle Prozesse, die in solch einer kritischen Zeit automatisiert ablaufen, sind dann schon mal gesichert und schaffen freie Kapazitäten. Das Praxispersonal sollte ja primär nicht zur Logistik-Optimierung, sondern vielmehr kompetent am Patienten eingesetzt werden. Anstatt Instrumente zu checken und zu bevorraten, was eine Mitarbeiterin „mal ebenso mitgemacht hat“, entsteht für sie plötzlich zeitlicher Freiraum. Der könnte jetzt z. B. besser am Patienten oder für Recalls genutzt werden.
Trotzdem klingt es kurios, dass ausgerechnet die automatisierte Bevorratung von Instrumenten, oft Einwegartikel, ein Sparmodell sein soll.
Prof. Bischoff: Da will ich etwas ausholen:Rein statistisch steigen zwar die Gewinne von Zahnarztpraxen jedes Jahr. Laut KZBV Jahreshandbuch beträgt der durchschnittliche Gewinn je Praxisinhaber in Deutschland 179.800 Euro (Quelle: KZBV Jahreshandbuch 2021, Seite 122). Was dabei aber übersehen wird, ist der immer größer werdende Druck auf die Praxisinhaber, die Wirtschaftlichkeit von Abläufen und Behandlungen zu optimieren. Die Verwaltung wird immer komplexer, der Investitionsbedarf steigt Jahr für Jahr überpropotional an und neue Mitarbeiter zu finden, wird, wie bereits gesagt, immer schwieriger. Niedergelassene Zahnärzte kommen sich wie Zitronen vor, die man immer mehr ausquetscht. In solch einer Situation hilft jede Art von Einsparung und DENTYTHING ist dafür ein sehr gutes Beispiel: Die Praxis investiert in so einen Instrumentenschrank mit 300 Euro Aufstellgebühr und 20 Euro monatlicher Überlassungsgebühr. Sie spart aber das Geld, das vielleicht heute ungenutzt in noch nicht benötigten Instrumenten steckt und zahlt erst, wenn die Instrumente auch tatsächlich in der Praxis eingesetzt werden.
Außerdem sind zahnärztliche Instrumente nicht zu unterschätzen. Rotierende, reziproke und oszillierende Instrumente in der richtigen Mischung üben einen größeren Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit aus als gedacht. Nach der gemeinsamen Bestückung von DENTYTHING mit einem Komet Fachberater kann der Zahnarzt mit einer auf ihn zugeschnittenen Instrumenten-Kombination arbeiten, die regelmäßig auf den Prüfstand gestellt wird. Das kurbelt definitiv die Produktivität und Effizienz am Behandlungsstuhl an, denn Zeit und Behandlungsqualität sind damit eng verbunden. Ich gebe Ihnen natürlich Recht, dass Instrumente vergleichsweise kleine Posten auf der Ausgabenseite einer Praxis sind. Der Materialeinkauf macht tatsächlich nur 6 % aus. Aber auch Instrumente produzieren Beschaffungs- und Abwicklungskosten. Darin sehe ich ja den großen Vorteil: DENTYTHING entlastet und optimiert den Workflow. Fehlbestellungen werden vermieden, jedes Produkt hat sein eigenes Fach, ist immer parat und es genügt ein gezielter Griff.
Könnte man DENTYTHING als Konsignationslager bezeichnen?
Prof. Bischoff: Ein Konsignationslager ist ein Warenlager, das vom Lieferanten auf eigene Kosten bei einem Abnehmer unterhalten wird. Die Ware bleibt so lange im Eigentum des Lieferanten, bis sie vom Kunden entnommen wird. Wie schon gesagt, die Praxis bezahlt also nur, was tatsächlich verbraucht wurde. Die Rechnungstellung erfolgt bei DENTYTHING monatlich und per Lastschrift. Betriebswirtschaftlich gesprochen sinken durch den automatischen Bestellprozess Kapitalbindung und Prozesskosten, was will man mehr?
Wie lautet Ihr Resümee?
Prof. Bischoff: DENTYTHING ist für mich ein Beispiel für einen kleinen, aber effektiven Baustein in der Automatisierung und Digitalisierung der Praxis. Der Schrank ersetzt Verwaltungsaufgaben, spart Zeit und senkt den Finanzbedarf der Praxis. Als ich davon das erste Mal hörte, war mein erster Gedanke: Schade, dass es sowas nur für Instrumente gibt!
Vielen Dank für das Gespräch!
Hier finden Sie viele weitere Tipps zum Praxismanagement.
Kontakt:
Prof. Dr. Johannes Bischoff Steuerberater, ver. Buchprüfer
Prof. Bischoff & Partner AG Steuerberatungsgesellschaft für Zahnärzte
Theodor-Heuss-Ring 26, 50668 Köln
service@bischoffundpartner.de
Tel. 0221 912840-0